Sé previsor y deja todo atado. ¡Que un martes y 13 no arruine el evento!

 

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La multinacional Naturgy nos planteó un reto y, en apenas tres semanas con puentes festivos de por medio, logramos organizar el acto de colocación de primera piedra de los parques eólicos Barásoain y Tirapu en Navarra.

Rápidamente pusimos toda la maquinaria en marcha para satisfacer las peticiones de Naturgy: El evento debía celebrarse en una carpa junto al Parque Eólico San Esteban, en la localidad de Añorbe.

Una carpa que también tendría sus peculiaridades: Escenario, zona con sillas para medio centenar de invitados y, en la parte posterior, un espacio pensado para servir el catering sin tener que abandonar la carpa.

Eran muchos los detalles que debíamos preparar para que fuese un nuevo éxito de organización de gabineteseis. Tres semanas en las que hemos estado en permanente contacto con Cayetana Soldevila, encargada de gestionar el evento por parte de Naturgy, y con Penélope Falcón y Mar Delgado, de Comunicación de Naturgy, para todo lo relacionado con la coordinación con los medios de comunicación. ¡Gracias por vuestra ayuda y apoyo!

En la organización de este tipo de eventos hay que tenerlo todo bien atado y no dejar nada a la improvisación. Son muchos los aspectos a tener en cuenta y siempre perfectamente coordinado. Hay un trabajo previo, como puede ser la confección de lista de invitados y confirmación de asistentes, diseños de invitación digital, del panel trasero o del panel explicativo… Siempre respetando al 100% las especificaciones técnicas en el diseño de materiales para la nueva marca Naturgy.

En materia de comunicación resulta clave la coordinación con el gabinete de prensa del Vicepresidente de Desarrollo Económico, Manu Ayerdi, para, en primer lugar, cerrar una fecha. Conforme la cita se acerca, hay que coordinarse en la redacción de la nota de prensa o en los envíos de las convocatorias para los medios. Hay que agradecer su cercanía y las facilidades puestas para poder desarrollar con la mayor celeridad nuestro trabajo.

Un trabajo previo bien trazado que permita cero improvisación el día del evento. Desde el autobús que llevará a los invitados y medios de comunicación hasta el punto donde se celebrará el acto (ante la imposibilidad de acceder con vehículos hasta el lugar), hasta el sonido y la iluminación; que las azafatas estén informadas y desarrollen con eficacia su cometido; que el catering esté preparado para empezarse a servir en el momento justo en el que finaliza el acto; o que el fotógrafo nos pueda enviar las fotografías a la mayor brevedad posible para poder realizar el envío a los medios de comunicación.

En esta ocasión, hemos tenido que tirar de ingenio para simbolizar la colocación de la primera piedra. La empresa nos planteó una idea y nosotros les dimos la solución. Creamos para la ocasión una arqueta en la que se introdujo la urna en la que porta los elementos conmemorativos (acta firmada por las autoridades, los proyectos de los parques eólicos, monedas en curso, periódicos locales y una llave de la urna). Sin duda, fue el momento más visual del evento, y el más demandado por los fotógrafos y cámaras de televisión que cubrieron el acto.

Amplia presencia de medios de comunicación

A pesar de que el evento era fuera de Pamplona, las facilidades que pusimos ayudó a que una decena de medios de comunicación acudiese a cubrir el evento: Diario de Navarra, Diario de Noticias, ETB, Televisión Española, Navarra Televisión, Radio Nacional de EspañaSER Navarra, Onda Cero Navarra, Pamplonaactual.com y La Voz de la Merindad. Sin olvidarnos de todos aquellos que se hicieron eco tras recibir la nota de prensa. ¡Mil gracias a todos por informar sobre este hito para Navarra de la empresa Naturgy!

El resultado final: Un éxito rotundo. El cliente nos ha mostrado su total satisfacción con el desarrollo del mismo y, por eso mismo, nosotros también estamos orgullosos de nuestro trabajo. A pesar de que el evento se celebró en ‘martes y 13’ o que la noche previa cayesen más de 30 litros por metro cuadrado (teniendo todo ya montado) no nos asustó. Confiamos plenamente en nuestro esfuerzo y trabajo previo, en nuestra organización del evento y en tener previstos todos los detalles.

Y, al final, tuvimos un día soleado que hizo todavía más agradable la jornada, aunque en este punto, nosotros no nos apuntamos el tanto 🙂

¡Ya estamos deseando preparar la siguiente! ¿Quieres ser tú quien nos ponga a prueba?

Daniel Gil Larráyoz

Socio Gabineteseis

@danigillarrayoz

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Un comentario sobre “Sé previsor y deja todo atado. ¡Que un martes y 13 no arruine el evento!

  1. eva martin Contestar

    fenomenal! da gusto ver la claridad de ideas y las ganas de trabajar! buen trabajo! a por el prox reto.

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